榜首，要安置好簽字廳
簽字廳有常設(shè)專用的，也有暫時以會議廳、會客廳來替代的。安置它的總準(zhǔn)則，是要嚴(yán)厲、整齊、喧囂。
一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的擺設(shè)都不需求。正規(guī)的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢。
依照典禮禮儀的標(biāo)準(zhǔn)，簽字桌應(yīng)當(dāng)橫放于室內(nèi)。在這以后，可擺放適量的座椅。簽署兩邊性合一起，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊合一起，能夠僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪番就座;也能夠?yàn)槊课缓炞秩硕几髯怨┙o一張座椅。簽字人在就座時，一般應(yīng)當(dāng)面臨正門。在簽字桌上，循例應(yīng)事前安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時所用的文具。與外商簽署涉外商務(wù)合一起還需在簽字桌上插放有關(guān)各方面的國旗。插放國旗時，在其方位與次序上，有必要依照禮賓序列而行。例如，簽署兩邊性涉外商務(wù)合一起，有關(guān)各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
第二，要安排好簽字時的坐次
在正式簽署合一起，各方代表關(guān)于禮遇均非常介意，因而商務(wù)人員關(guān)于在簽字典禮上最能體現(xiàn)禮遇凹凸的坐次問題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待。
簽字時各方代表的坐次，是由主方代為先期排定的。符合禮遇的作法是：在簽署兩邊性合一起，應(yīng)請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)一起就座于簽字桌左邊。兩邊各自的助簽人，應(yīng)別離站立于各自一方簽字人的外側(cè)，以便隨時對簽字人供給協(xié)助。兩邊其他的隨員，能夠依照必定的次序在己方簽字人的正對面就座。也能夠依照取位的凹凸，一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行，站立于己方簽字人的死后。當(dāng)一行站不完時，能夠依照以上次序并遵循 “ 前高后低 ” 的慣例，排成兩行、三行或四行。準(zhǔn)則上，兩邊隨員人數(shù)，應(yīng)大體上附近。
在簽署多邊性合一起，一般僅設(shè)一個簽字椅。各方簽字人簽字時，須依照有關(guān)各方事前贊同的先后次序，順次上前簽字。他們的助簽人，應(yīng)隨之一起舉動。在助簽時，依 “ 右高左低 ” 的規(guī)則，助前人應(yīng)站立于簽字人的左邊。與此一起，有關(guān)各方的隨員，應(yīng)依照必定的序列，面臨簽字桌就座或站立。
第三，要預(yù)備好待簽的合同文本
依照商界的習(xí)氣，在正式簽署合同之前，應(yīng)由舉辦簽字典禮的主方擔(dān)任預(yù)備待簽合同的正式文本。
舉辦簽字典禮，是一樁嚴(yán)厲而嚴(yán)厲的大事，因而不能將 “ 了猶未了 ” 的 “ 半成品 ” 交給其運(yùn)用;或是接近簽字時，有關(guān)各方還在為某些細(xì)節(jié)而羈絆不休。在決議正式簽署合一起，就應(yīng)當(dāng)擬定合同的終究文本。它應(yīng)當(dāng)是正式的，不再進(jìn)行任何更改的標(biāo)準(zhǔn)文本。
擔(dān)任為簽字典禮供給待簽的合同文本的主方，應(yīng)會同有關(guān)各方一道指定專人 , 一起擔(dān)任合同的定稿、校正、印刷與裝訂。按慣例，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均供給一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方供給一份副本。
簽署涉外商務(wù)合一起，對比國際慣例，待簽的合同文本，應(yīng)一起運(yùn)用有關(guān)各方法定的官方語言，或是運(yùn)用國際上通行的英文、法文。此外，亦可一起并用有關(guān)各方法定的官方語言與英文或法文。運(yùn)用外文編撰時，應(yīng)反復(fù)推敲，咬文嚼字，不要斷章取義或不解其義而亂用詞匯。
待簽的合同文本，應(yīng)以精巧的白紙印制而成，按大八開的標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊，并以高級材料，如真皮、金屬、軟木等等，作為其封面。
第四，要標(biāo)準(zhǔn)好簽字人員的服飾
依照規(guī)則，簽字人、助簽人以及隨員，在到會簽字典禮時，應(yīng)當(dāng)穿戴具有禮衣性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝，而且配以白色襯衫與深色皮鞋。男人還有必要系上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。在簽字典禮上出面的禮儀人員、招待人員，能夠穿自己的作業(yè)制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。
